Reloj, paso a paso para cada perfil

1. En la tablet, abra Chrome y vaya a https://reloj.leia-softwarelab.tech/kiosco (con «c» y en minúsculas).
2. En Tienda escriba el código o el nombre: AP o Alto Prado.
3. En Contraseña del kiosco escriba la contraseña que le entregó el administrador y pulse Activar kiosco.
4. Cuando el navegador pregunte, pulse Permitir para usar la cámara.
5. Espere a que abajo a la izquierda diga Modelos listos. La tablet ya puede marcar.

Cuando la tablet no reconoce a alguien (rostro sin enrolar, mala luz, cámara dañada), un supervisor puede registrar la marca:

1. Pulse Respaldo PIN supervisor.
2. Elija el tipo de evento (Entrada, Salida, etc.) y al colaborador.
3. Escriba el motivo y el PIN de supervisor, y pulse Autorizar marcación.

Los tres datos son obligatorios y la marca queda en la auditoría con el motivo. No la use como costumbre: si alguien no es reconocido seguido, enróllelo de nuevo.

El gerente de tienda o el regional entra a Estructura, busca las tablets de la tienda y pulsa Revocar en la que ya no se usa. Para activar una nueva se necesita otra vez la contraseña del kiosco.

1. Verifique que la tablet esté encendida, en la pantalla de marcación y con Modelos listos. Arriba a la derecha debe decir En línea.
2. Si muestra la pantalla de activación, vuelva a activarla con el usuario kiosco de la tienda.
3. En Operación, revise en Terminales que la tablet haya reportado señal reciente.

1. Entre a Enrolar y elija al colaborador de la lista. Si no aparece, RR. HH. todavía no lo ha creado: pídaselo.
2. Léale el texto de consentimiento y, si acepta, marque la casilla. Sin consentimiento no se puede enrolar.
3. Con el rostro frente a la cámara, capture las 3 muestras (mínimo 2). Pida que gire un poco la cabeza entre una y otra.
4. Pulse Guardar. Pida que haga una marca de prueba en la tablet.

1. En Reportes, elija su tienda y el día. Verá cada persona con su estado: Presente, Tarde, Ausente, Salida temprana u Omisión (le falta una marca).



2. En Operación, revise las Anomalías abiertas (por ejemplo, una marca muy fuera de turno o en otra tienda).
3. Si alguien olvidó marcar, en Operación seleccione la marcación y registre la Corrección con el motivo. El gerente de tienda la aprueba.

1. En Reportes, seleccione la fila del colaborador y el día.
2. En Excepción del día elija: Justificado (cita médica, diligencia autorizada), Franco / no labora o Cambio de turno.
3. Escriba el motivo y guarde. La ausencia o tardanza deja de contar como injustificada.

Vacaciones, incapacidades y licencias no son excepciones: son novedades y las registra el gerente o RR. HH.

1. Entre a Planificador. En Semana (lunes) elija el lunes de la semana a programar.
2. Si la tienda no tiene cronograma esa semana, pulse Crear cronograma. Queda en borrador.
3. En la grilla verá a su gente en filas y los días en columnas. Seleccione una o varias celdas (una persona, uno o varios días).
4. Elija qué poner:
   • Turno: escriba entrada, salida y minutos de almuerzo (normalmente 30).
   • Descanso: el día libre de la semana.
   • Novedad: vacaciones, incapacidad, etc., ya registradas.
   • Vaciar: borra lo que había en la celda.
5. Pulse Aplicar. Verá «N celda(s) modificadas; pulse Guardar».
6. Repita con el resto de su equipo y pulse Guardar (N). Los totales se recalculan al guardar.

Antes de enviar, revise en la misma pantalla:

• Total de cada persona: debe coincidir con su jornada (42 horas a tiempo completo desde julio de 2026). Cada día de vacaciones o incapacidad descuenta 7 horas.
• Ningún día vacío: cada persona debe tener turno, descanso o novedad los siete días.
• Un descanso por semana como mínimo.
• Responsable: franjas en que la tienda abre sin gerente ni coordinador. Corríjalas moviendo un turno.
• Advertencias: más de 9 horas en un día, turnos fuera del horario de la tienda o días distintos a la jornada de la persona.
• Ficha incompleta: la persona no tiene tipo de jornada o cédula. Pídale a RR. HH. que la complete.

1. Con todo guardado, pulse Enviar al gerente de zona. El estado cambia a enviado y la pantalla dice «En revisión del gerente de zona». Ya no se puede editar.
2. Si el regional lo aprueba, queda vigente y Reloj empieza a medir tardanzas y almuerzos contra esos turnos.
3. Si lo devuelve, lea sus observaciones arriba de la grilla, corrija, pulse Guardar y envíe de nuevo.

1. En el Planificador, con la semana aprobada en pantalla, escriba la justificación del cambio (obligatoria) y pulse Nueva versión.
2. Se crea un borrador con los mismos turnos. La versión aprobada sigue vigente mientras tanto.
3. Haga los cambios, guarde y envíe. Cuando el regional apruebe la nueva versión, la anterior queda como sustituida.

1. Entre a Novedades y pulse Registrar novedad.
2. Elija al empleado, el tipo (vacaciones, incapacidad, capacitación, licencia) y las fechas.
3. Elija la clase:
   • Programada: se sabe con anticipación. Queda en el cronograma de inmediato.
   • Urgente: pasó hoy o no estaba prevista. Escriba la causa; la aprueba el regional.

1. En Operación verá las marcaciones del día y las correcciones que registró el coordinador.
2. Revise el motivo de cada corrección y apruébela si corresponde. Queda en la auditoría y no se puede borrar.
3. En Horas, elija la semana y abra la fila de una persona para ver cada día: programado, entrada, salida a almuerzo, regreso, salida, neto, almuerzo e incidencias. Si dice sin aprobado, esa semana no tiene cronograma aprobado.

Antes de que cada gerente arme su tienda, defina dónde trabaja cada encargado (gerente, coordinador, relevo) y sus descansos:

1. En el Planificador, en cada tienda, ponga el turno o el descanso de su gerente y coordinadores.
2. Si un encargado cubre el descanso del gerente de otra tienda, primero autorice su movilidad (abajo) y luego póngale el turno en la tienda destino.
3. Confirme que todas las tiendas tienen encargado todos los días y que nadie queda en dos tiendas el mismo día.

Con Claude esto se hace en un solo mensaje («Alto Prado D lunes, Leidy cubre el lunes…»): vea la skill cronograma-encargados en el capítulo «Con Claude».

1. En Regional verá cada tienda con su estado: sin cronograma, borrador, enviado, aprobado o devuelto, y si hay versión vigente.



2. Abra el enviado en el Planificador. Revise totales, descansos, franjas sin responsable y advertencias.
3. Si está bien, pulse Aprobar. Pasa a ser la versión vigente y Reloj mide la semana contra él.
4. Si no, escriba en Observaciones qué corregir (obligatorio) y pulse Devolver. El gerente lo verá arriba de su grilla.

1. En Novedades use las pestañas Pendientes, Urgentes y Horas adicionales.
2. Seleccione una para ver empleado, tienda, periodo, horas excedentes, causa, evidencia y quién la registró.
3. Pulse Aprobar o Rechazar. Rechazar exige un comentario.

Las horas adicionales aparecen cuando una persona supera su jornada semanal. Aprobarlas es lo que permite pagarlas como extra; el máximo legal es 12 horas extra por semana.

Acceso: en Accesos, busque al empleado y marque las tiendas habilitadas para el biométrico. Así puede marcar en otra tienda de su región, de forma permanente o hasta una fecha.

Movilidad: para prestar a alguien unos días a otra tienda:

1. En Accesos pulse Autorizar movilidad.
2. Elija empleado, tienda destino, fechas desde y hasta, y motivo (cobertura, capacitación, apoyo).
3. Guarde. La persona aparece en el cronograma y en la tablet de la tienda destino esos días. Su tienda base no cambia.

En Historial de autorizaciones verá todas, con su estado (vigente o fuera de periodo). Puede Revocar una antes de tiempo.

1. En Personas, elija arriba la tienda y pulse Nuevo. A la derecha aparece el formulario «Nuevo colaborador».
2. Datos generales: nombre, código (por ejemplo AP-14), puesto y sede.
3. En Ficha laboral: identificación (cédula), tipo de jornada, salario mensual y estado Activo.
4. Pulse Crear.
5. Avise al gerente o coordinador de la tienda para que lo enrole. Hasta entonces no puede marcar.

Traslado definitivo: abra la ficha, cambie Sede (traslado) y guarde. Para un préstamo de días no use esto: es una movilidad que autoriza el regional.

Retiro:

1. En Novedades, registre la novedad retiro con la fecha del último día.
2. En la ficha, cambie el estado a Retirado ese día y guarde. Desde ese momento la tablet deja de reconocerlo.
3. Pulse Baja + borrar biometría para eliminar su plantilla facial (Ley 1581). La persona sale de la lista, pero su historial de marcas se conserva para auditoría. Hágalo después de cerrar la nómina del periodo en que se retiró.
4. Si la persona tenía usuario en Reloj (gerente, coordinador), pida al administrador que lo desactive.

En Personas › Tipos de jornada se define cada tipo de contrato: días por semana, horas por semana (o mínimo), minutos de almuerzo, si es responsable de turno (gerente o coordinador), vigencia desde y si tiene días variables. Pulse Editar para cambiar uno y Guardar tipo.

Las horas del tipo son la referencia para validar cronogramas y detectar excesos. Desde julio de 2026 la jornada máxima es 42 horas semanales (Ley 2101 de 2021).

1. Confirme con los regionales que todas las semanas del periodo tengan cronograma aprobado.
2. En Horas, filtre Con pendientes. Resuelva o pida resolver cada caso: marcas incompletas, trabajo sin turno aprobado, excesos sin aprobar.
3. Exporte con XLSX. En Reportes verá horas ordinarias, extra diurnas, nocturnas y festivas, y recargos.

Con Claude, la skill nomina-corte hace este cierre y entrega un Excel con las horas por tipo y una hoja de pendientes. Reloj no calcula valores en pesos: eso lo hace nómina.

El expediente de cumplimiento en PDF (marcas, correcciones y novedades de una persona entre dos fechas) lo descargan el gerente, el regional o el auditor desde la ficha en Personas.

1. Entre a Auditoría. Arriba verá el sello de integridad. En verde significa que ningún registro fue alterado por fuera de la app.
2. Cada evento muestra cuándo, quién lo hizo, sobre quién y en qué sede. Seleccione uno para ver los datos técnicos.
3. Fíjese en correcciones de marcación, marcas con PIN de supervisor y novedades urgentes: son las excepciones que vale la pena muestrear.

• Reportes y Horas: asistencia, horas por tipo y excesos.
• Planificador y Novedades: cronogramas y novedades de todas las tiendas, con su historial de aprobación.
• Personas: el expediente en PDF de un colaborador entre dos fechas.

1. En Estructura, use Nueva región (nombre y país) y Nueva sede (código, nombre, ciudad y región).
2. En cada sede verá sus tablets activas y podrá revocarlas.
3. Para usuarios nuevos (gerentes, coordinadores, kioscos), pida al técnico que los cree en el servidor con su perfil y su tienda o región.

• Política de software: tipos de evento de la tablet, retención de datos en días y nuevo PIN de supervisor.
• Condiciones legales: recargos de extra diurna, nocturna y festiva, ventana nocturna, plazo para corregir marcas, alerta por faltas injustificadas y máximo de horas por semana.
• Informe mensual: dirección a la que se envía el informe de nómina firmado.